בכל ארגון, מחלקת משאבי האנוש שמטרתה היא לדאוג בין היתר לרווחת העובדים היא אחת המחלקות הפעילות ביותר, במיוחד סביב מועדים מיוחדים כמו: חגים, ימי הולדת, ימי צוות, נקודות ציון אישיות ותקופות הוקרה לעובדים. מה שבמבט ראשון נראה כמו אירועי חלוקת מתנות פשוטים למדי הוא למעשה תהליך תפעולי מורכב יותר הכולל איסוף נתונים, בדיקת כשירות, התאמה אישית, עבודה מול ספקים, הפקת דו״חות, טיפול בתקלות ושירות לעובדים והכול תחת דדליין.
ככל שהארגון גדול יותר, כך המשימה נעשית מורכבת יותר. לא בכדי מנהלות משאבי אנוש רבים מדווחים כי עשרות שעות עבודה בחודש מתבזבזות על תהליכים ידניים הנוגעים להענקת מתנות לעובדים, כאשר מדובר על זמן שהיה יכול להיות מושקע באסטרטגיה, חוויית עובד, חיזוק תרבות ארגונית ופיתוח יוזמות משמעותיות.
כאן נכנסת לתמונה האוטומציה גם בתהליכי הענקת מתנות לעובדים בארגון, לא כטרנד טכנולוגי, אלא ככלי ניהולי חשוב שמאפשר להפוך עומס תפעולי למערכת חכמה, יעילה ושקופה. ארגונים שאימצו מערכות אוטומציה לחלוקת מתנות והטבות מדווחים על חיסכון של עד 80% בזמן התפעול, לצד שיפור משמעותי בחוויית העובדים.
הבעיה: תהליך מורכב שגוזל משאב ניהולי יקר
כאשר חלוקת מתנות מתבצעת באופן ידני, התהליך לרוב כולל שלבים רבים לרבות:
ניהול רשימות עובדים לפי מחלקות, ותק ותאריכים.
הצלבת נתונים מול מערכות שכר או נוכחות.
הזמנת מתנות מרובות ספקים.
ניהול משלוחים, תיאומים והחזרות.
טיפול בפניות כמו “לא קיבלתי”, “רוצה להמיר”, “זה לא מתאים לי”.
הפקת דוחות תקציב ובקרה.
לכל אלה מתווספים גורמים דינמיים כמו: עובדים חדשים, עזיבת עובדים, חופשות לידה, סטטוסים משתנים ועוד. ככל שיש יותר משתנים הנוגעים לעובדים בארגון, כך עולה הסיכוי לטעויות, כפילויות, פערי תקשורת ושחיקה של צוות העובדים במשאבי אנוש.
בפועל, תהליך שאמור להיות רגע חשוב של הוקרה והתרגשות, מגיע אחרי תהליך הגובל בעומס תפעולי שמרחיק את אנשי HR מהמקום שבו הם יכולים להביא ערך אמיתי לארגון.
הפתרון: מעבר ממבצע לוגיסטי למערכת מנוהלת ואוטומטית
אוטומציה בעולמות הנוגעים לרווחת העובדים, איננה באה להחליף את ההיבט האנושי, אלא לשחרר אותו. מערכות חכמות מאפשרות לנהל את תהליך ההוקרה מקצה לקצה באופן דיגיטלי, מדויק ואיכותי, החל מהגדרת אירוע (יום הולדת, חג, ותק), דרך בחירת סכום או קטגוריה ועד שליחה אוטומטית לעובדים לפי פרופיל ושיוך. המשמעות היא שאין צורך לנהל את התהליך הזה באמצעות הקדשת זמן, בדיקת רשימות עובדים, בחירת ספקים לסוגים שונים של מתנות עבור עובדים מסוגים שונים, אין תלות בספק יחיד או בפיזור מתנות על ידי משלוח, אין צורך בניהול פניות פרטניות לגבי התאמה שמגיעות מעובדים ועוד.
אך מעבר לנוחות, היתרון המשמעותי הוא יכולת הניהול והבקרה שהמעבר למערכת אוטומטית מציע בתחום זה. המערכת מתעדת כל פעולה, שומרת על שקיפות מבחינת התקציב שמוקדש למתנות ומאפשרת לנתח שימוש, מעקב צריכה ומדדי מעורבות, כאשר מדובר על נתונים שבעבר כלל לא היו זמינים. וכאן מגיע גם השלב שבו האוטומציה מתחילה לייצר ערך אסטרטגי ולא רק תפעולי.
איך האוטומציה תורמת לחוויית העובד ולא רק לחסכון בזמן
מתנות אוטומטיות נתפסות לעיתים כמתנות פחות אישיות, אך חשוב לדעת שבשונה מהתפיסה הזו, המצב בשטח מעיד אחרת והמגמה הפוכה, כאשר העובד מקבל אפשרות בחירה רחבה, חופש בחירה בזמן וממשק נוח הוא נהנה ממתנה מדויקת ושימושית עבורו. העובד למעשה הופך שחקן פעיל בתהליך קבלת המתנות והמתנה הופכת לחוויה של ממש ולא למוצר סתמי שלעיתים כלל לא ישמש אותו.
מאיפה מתחילים? כלים שיכולים להוביל את המהלך
בכדי לנהל את המעבר לאוטומציה גם בתחום המתנות, יותר מנהלות רווחה ומשאבי אנוש עוברות להשתמש בפלטפורמות ייעודיות אשר מאפשרות לנהל מערכי מתנות והטבות באופן אוטומטי, מדיד ומבוקר. ניתן למצוא מגוון פתרונות אוטומציה למנהלות רווחה בתוך אתר ביימי ביזנס שמהווה פלטפורמה המיועדת לארגונים ומאפשרת לנהל תהליכי הענקת מתנות, כרטיסי מתנה והטבות לעובדים בצורה חכמה ומרוכזת. מדובר על כלי המאפשר לייצר חיבור ישיר בין מדיניות רווחה ארגונית לבין חוויית עובד עקבית מבלי לבזבז זמן יקר על תפעול.
מבט קדימה-רווחה חכמה כסטנדרט חדש
בעולם העבודה של השנים הקרובות, תפקיד הרווחה כבר אינו רק תפעול מתנות או אירועים. הוא עוסק במשמעות: מחוברות, תחושת ערך, איזון וחוויית עובד שלמה. אוטומציה היא מה שמאפשר להעביר את האנרגיה למקום של התקדמות וצמיחה בתחום המדובר במקום להפוך אותה למשהו פורמלי וטכני.
הבחירה איננה בין “אוטומציה” לבין “אישי”, אלא בין עומס תפעולי מתמשך לבין ניהול מודרני, חכם ואנושי יותר והשאלה האמיתית של כל ארגון כיום היא כבר לא “איך אנחנו מחלקים מתנות”, אלא: איך אנחנו מייצרים חוויה שמכבדת את העובדים וגם את הארגון והעומדים בראשו. הבחירה בפלטפורמה להענקת מתנות באופן דיגיטלי, קל ונוח היא ללא ספק הדבר הנכון ביותר כיום לכל ארגון שמחפש את הדרך לייעל ולהקל את ההליך וכל מה שנותר זה פשוט לבחור את הפלטפורמה המתאימה ביותר שמאפשרת לעשות זאת.